保護者会 最後の仕事 「引き継ぎ」の役立つこと、そして お疲れ様でした!

とても多くの方に、保育園の挨拶集(入園・卒園・運動会)を見ていただいております。ありがとうございます。作るのに苦労した挨拶原稿をこのまま使わないのはもったいない、少しでも役に立てばと思ってのことで、本当に恐縮です。

もうちょっと何かできないか?と考えて、役員をしていた時に困ったこと・失敗したことを記事としてまとめて行こうと考えています。

一度に全部をアップできずに申し訳ございません。不定期ながら最低一ヶ月に一つのトピックをまとめていく予定です。

今回は卒園式後の役員さん引き継ぎに役立つことをまとめました。

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引き継ぎの意義

「なぜ?引き継ぎしますか?」いきなりの質問で申し訳ないです。

役員さんを終わられても、お子さんの年齢によっては来年も保育園におられることもあるかと思います。卒園されても小学校、次の役員さんと全く会わなくなる事は少ないと思います。

役員さんはあなたに聞くことができる状況です。じゃぁ引き継ぎしなくても、「分からないことは聞いてね」の一言で良いかもしれません

いや、そういう訳にもいかないのです。理由は3つあります。

  • 聞くことが迷惑ではと気を遣ってしまうこと
  • 聞いて確認しながら進める時間の余裕がないこと
  • 分からないことが分からない!こと
特に3番目の「なにが問題となるのか?分からない」ことが問題になります。初めての役員さんです。分からないことだらけです。

何を伝えると良いのか?

分からないことを何とか「ココが分からない」とするために引き継ぎをするのではと思います。

引き継ぎで一番伝えていくことは何でしょうか?「こうすれば上手くいったよ」という事も大切です。でも、もっと役立つのは「これは失敗だった」「今回は上手く行かなかったけど、今考えたらこうしたら良かった」という情報です。

失敗は誰もが話したくないものです。でも、保護者会のことです。あなた自身の失敗ということではないです。

上手く行かなかった経験を伝えることが、引き継ぎの一番大切なことと考えています。

積み重ね

毎年毎年の引き継ぎがあるのに、毎年「ゼロ」からのスタートということもあるのではと思います。役員さんは入れ替わるため、どうしても積み重ねにくいのだと思います。

自分の時も、丸々記録がない空白の1年があり、いろいろ大変でした。

文書データ

作った文書データ(役員会  議事録や草案も)をそのまま引き継ぎで、お渡しすることがおすすめです。それだけで、新しい役員さんの負担が大きく軽減されます。

せっかく作ったデータです。そのままにしておいてもハードディスクの片隅にあるだけで、使う事はないのではないでしょうか?

「せっかく苦労して作ったのに...渡すのは..なんか..」との気持ちもわかります。でもココは、あなたの器の大きいところをお願いします。データをそのまま引き継いでもらいましょう。

あなたもみんなも幸せになりますよ。

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まとめ

新しい役員さんへの引き継ぎについてまとめました。新しい役員さんは、全てが初めてのことで、分からないことが分からない状態です。

「これは失敗だった」「今回は上手く行かなかったけど、今考えたらこうしたら良かった」ということを新しい役員さんにお話ししていただき、そして、作成した文書データそのものを引き継いでもらうと、負担の大きい保護者会役員さんも助かると思います。

この1年、大変な想いをされながらの役員を担当されてお疲れさまでした。最後の引き継ぎを無事に終わりますように。

本当におつかれさまでした。

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著者情報

おおひがし のぶひと

大東 信仁

博士課程中退 / WEB・ITコンサルタント(業界歴 9年以上) / 岡部明美LPL養成講座 認定心理カウンセラー ・セラピスト(業界歴 5年) / ニックネーム : ものくろ / ブロガー / WordPress & Woocommerceが得意 / orz レイアウト開発者 / 株式会社 あみだす 代表取締役

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